5 Tips Manajemen Waktu Agar Lebih Produktif

By Aprilely Ajeng Fitriana - Monday, September 16, 2019

September ini bisa dibilang bulan super sibuk untuk saya. Deadline naskah ada di bulan ini, challenge One Day One Post bareng Estrilook Community juga ada di bulan ini. Belum lagi beberapa Kelas Online yang harus saya ikuti dan semuanya ngasih tugas.

Nggak cukup sampai di situ aja. Bulan lalu, saya memutuskan untuk buka babyshop dan Kelas Online Blog. 2 hal ini juga cukup menguras tenaga dan pikiran. Saya harus persiapkan konten-konten untuk promosi dan materi di kelas. Amazing lah pokoknya.

Dan sepertinya sih, jantung berdebar dan mendadak sesak napas itu gara-gara banyak hal yang harus saya kerjakan. Tanpa sadar stress sendiri atau kelelahan. Terus asam lambung naik dan akhirnya sesak napas itu tadi.



Saya yakin bahwa saya bukan satu-satunya orang yang sibuk di dunia ini. Lepas dari rentetan to do list di Bulan September ini, pasti ada juga orang yang sama atau bahkan jauh lebih sibuk dari saya. Meskipun yang waktu longgarnya banyak juga ada.

Bicara tentang kesibukan dan rentetan to do list, erat sekali kaitannya dengan manajemen waktu. Gimana kita ngatur waktu itu yang penting supaya semua to do list itu bisa terselesaikan dengan baik. Kalau ini bisa berjalan dengan baik, kesibukan yang kita jalani juga akan menghasilkan sesuatu yang produktif.


"Aku Nggak Punya Waktu"


Sadar nggak sih kalau kalimat ini sebetulnya cuma pembenaran atas kemalasan kita untuk melakulan sesuatu? Bahasa lainnya, alasan doang.

Allah ngasih jatah waktu setiap manusia itu sama. 24 jam dalam sehari dan 7 hari salam seminggu. Rasanya aneh ketika ada orang lain bisa begini begitu, sedangkan kita cuma begini-begini aja. Kalau mau jujur sama diri sendiri ya, kita tuh bukan nggak punya waktu untuk melakukan itu. Tapi kita aja yang tidak mau meluangkan waktu.

"Aku nggak bisa datang ke kajian, aku sibuk, susah cari waktunya."

"Aku tuh sibuk kerja tiap hari, nggak ada waktu buat dakwah."

"Mana bisa bikin kurikulum buat anak? Ada 3 bocah yang harus diurus. Aku sibuk."

Ya silakan aja sih. Mau pakai alasan gitu mulu.


Attention Management


Pernah dengar atau baca tentang ini? Kalau kita pingin punya time management yang bagus, kita nggak cuma harus bisa bagi waktu aja, tapi juga harus bisa mengatur atensi kita pada suatu hal. Mudahnya, seberapa lama sih kita bisa fokus ngerjain sesuatu? Sesedikit apa waktu yang kita pakai untuk prodcastinating?

Ingat, tiap orang punya jatah waktu yang sama. 24 jam dalam sehari. 7 hari dalam seminggu.

Kenapa sih kita kelihatannya sibuk ngerjain sesuatu, tapi dari jaman baheula yang dikerjain ituuuu mulu, nggak ganti-ganti? Yakin udah produktif? Yakin beneran sibuk? Sibuk apa? Sibuk menghasilkan value atau sibuk scrolling instagram?


Tips Manajemen Waktu



Nah, kali ini saya akan membahas beberapa tips manajemen waktu. Tujuannya sih supaya kita bisa buat skala prioritas dan jadi lebih produktif dari sebelumnya.

1. Manage your attention

Maunya sih lebih produktif, tapi realitanya banyak waktu kita terbuang sia-sia. Entah itu untuk scrolling sosial media, chit-chat di ratusan grup whatssapp, atau bahkan kelamaan makan. Hal-hal kecil begini yamg sering tidak kita sadari.

Ya sih, kita bisa menghindari untuk puasa nonton drakor, tapi intip-intip sosmed ternyata ceritanya lain. Ya sih, kita bisa puasa buat nggak nongkrong sama temen, tapi realitanya kalau makan suka dilama-lamain.

Ngatur atensi kita itu perlu. Jangan sampai waktu kita terbuang sia-sia karena terdistraksi ini itu. Kalau kita pingin produktif, ya coba untuk fokus sama apa yang mau kita kerjakan.

Suka gatel scrolling sosmed? Coba matiin HP dan taruh sejauh-jauhnya dari kita. Kalau memang butuh akses internet dari HP, bisa juga dengan mengaktifkan aplikasi Forest. Ini aplikasi andalan banget yang sering saya pakai ketika mulai gila main-main di sosial media.

2. Buat segalanya lebih efektif

Ada efektif, ada juga efisien. Namanya mirip tapi maknanya beda. Kalau kita ngomongin efisien, maka tolok ukurnya adalah waktu. Makin singkat makin baik. Sayangnya, kualitas dari hasil pekerjaan kita jadi diabaikan karena waktunya udah mau abis.

Bagus nggak sih? Kalau saya pribadi sih nggak suka yang begini ini. Iya, kita bisa melakukan banyak sekali hal dalam satu hari, tapi kalau hasilnya nggak maksimal? Apa itu bisa bikin puas dengan hasil karya sendiri?

Efektif lain lagi ceritanya. Acuannya nggak cuma waktu aja, tapi juga hasil yang maksimal.

Gimana caranya?

Pernah tahu tentang skala prioritas? Nah, ini nih yang perlu diperhatikan. Apa yang mau kita kerjakan dan lakukan dalam satu hari itu bisa jadi banyak. Kalau aktivitas ibu-ibu, ya masak, beberes rumah, nyiapin bekel, main sama anak, masih harus melakukan hal lain sesuai pekerjaan dia. Dari sekian banyak aktivitas, nggak cukup lho bikin to do list aja. Kita juga perlu buat skala prioritasnya.

Skala prioritas akan lebih mudah disusun dalam quadran system seperti ini. Kita bisa masukkan to do list kita dalam kuadran-kuadran ini.

Quadran System

Kuadran I: Penting-Mendesak

Banyak sekali orang yang ketika diminta untuk membagi pekerjaannya dalam 4 kuadran, kemudian langsung mengisi Kuadran I ini banyaaaak sekali. Seakan-akan semua pekerjaan yang dia lakukan itu penting dan mendesak.

Tahu nggak sih apa efeknya kalau kita masukkan ke sini semua?

Kita jadi reaktif sama pekerjaan kita. Maunya cepet selesai, cepet beres. Ini juga yang memicu stress berlebih. Terlalu banyak hal yang penting dan mendesak juga bisa bikin kita jadi punya dorongan lebih kuat untuk santai-santai dulu dan mengerjakannya ketika mepet deadline. Ada yang begini?

Kuadran I ini nggak bisa diisi semua task kita. Memang ada banyak pekerjaan penting. Tapi yakin semuanya betul-betul mendesak untuk diselesaikan?


Kuadran II: Penting-Tidak Mendesak

Alih-alih memasukkan banyak pekerjaan dalam Kuadran I, kita bisa lebih banyak memasukkannya dalam Kuadran II ini. Kuadran ini berisi pekerjaan yang nggak kalah penting, tapi kita masih punya ruang dan waktu untuk mengerjakannya.

Ruang dan waktu ini tentu bukan untuk santai-santai ya. Tapi ini bisa dimanfaatkan untuk bikin planning, preparation, membangun relasi, belajar, atau investasi. Pekerjaan yang kita selesaikan pun hasilnya juga jadi nggak kaleng-kaleng karena persiapan yang dilakukan banyak.

Kuadran III: Mendesak-Tidak Penting

Contoh pekerjaan yang bisa dimasukkan dalam quadran ini adalah membalas email atau chat, menerima telepon, ketemu sama temen. Pekerjaan semacam ini sebaiknya tidak dilakukan di pagi hari. Kasih ruang di pagi hari hanya untuk melakukan morning routine.

Sayangnya, kadang kita sulit untuk menentukan apakah pekerjaan kita itu tidak penting. Misal, ketika ada telpon masuk. Iya, itu mendesak untuk diangkat, tapi apa iya penting sekali?

Contoh lain, balas chat. Iya, itu mendesak. Tapi apa iya itu penting sekali. Kadang kitanya aja yang gatel untuk segera membalas pesan itu. Padahal ya nggak penting-penting amat. Tanpa kita sadari, waktu kita terbuang di sana.


Kuadran IV: Tidak Penting-Tidak Mendesak

Isinya biasanya sesuatu yang bisa kita manfaatkan untuk relaks sejenak dari segala pekerjaan-pekerjaan kita. Misal, berselancar di sosial media, nonton VIU, youtube, atau hal yang lain.

Ini memang tidak penting dan tidak mendesak. Tapi nggak ada salahnya lho kita tuliskan ini. Sekiranya ada waktu untuk melakukannya, why not?

Contoh Pengisian

First Things First

Hal utama yang harus diperhatikan dalam mengimplementasikan keempat quadran waktu ini adalah first things first. Lakukan hal yang memang paling penting untuk dilakukan terlebih dahulu. Kalau kita punya deadline yang nggak bisa diganggu gugat besok, ya prioritaskan itu dulu.

3. Buat time scheduling

Merinci daftar panjang pekerjaan dalam to do list itu sebetulnya nggak cukup. Kita perlu membuat perencanaan kapan semua itu harus diselesaikan.

Banyak cara untuk melakukan penjadwalan ini. Bisa dengan menuliskannya dalam jurnal kita atau bisa juga memanfaatkan aplikasi di gadget kita, seperti calender. Dengan mengisi time schedule di calender, ini betul-betul memudahkan lho. Karena kita jadi diingatkan ketika waktunya hampir tiba.

4. Gabungkan pekerjaan serupa dalam satu waktu

Ini bukan multitasking ya maksudnya. Tapi menggabungkan pekerjaan yang sama dalam satu waktu. Misalnya, saya biasa menulis outline dan riset artikel untuk seminggu dalam satu waktu. Di waktu yang lain, saya akan pakai untuk menulis semua artikel sampai selesai. Terakhir, saya lakukan editing dan layouting sebelum saya jadwalkan kapan artikel-artikel tersebut ditayangkan.

Melakukan hal ini, selain bisa menghemat waktu juga sangat menghemat energi saya. Maklum, bumil agak susah ya kalau disuruh duduk lama di depan laptop. Apalagi perut sudah semakin besar. Punggung juga jadi sering sakit.

5. Buat perencanaan harian

Daily planner atau perencanaan harian ini tetap harus ada. Meski kita sudah punya time schedule, ini tetap harus ada. Saya biasa menuliskan ini di jurnal saya. Ini karena sudah habis, saya pakai notes kecil untuk mencatat semua pekerjaan yang harus saya selesaikan hari itu.

Biasanya pekerjaan-pekerjaan ini akan saya bagi dalam beberapa kelompok. Pekerjaan domestik, blogging, jualan online, dan kelompok aktivitas lain yang harus saya selesaikan hari itu juga.

Tidak harus semua pekerjaan selesai. Kita bisa memilih 3 to do list utama untuk diselesaikan terlebih dahulu. To do list sisanya, bisa kita lakukan bila ada sisa waktu.


Kesimpulan

Masing-masing orang punya kesibukannya sendiri-sendiri, lepas dari apapun itu pekerjaan dia. Mau ibu rumah tangga aja, online shoper, blogger, pekerja kantoran. Banyak hal yang harus kita lakukan supaya peran kita sebagai individu, dalam keluarga dan masyarakat nggak tergerus gitu aja. Salah satu cara, yaitu dengan mengatur waktu dengan baik dan perhatian terhadap apa yang kita kerjakan saat itu secara maksimal.

Cara-cara yang saya sebutkan tadi adalah cara yang biasa saya lakukan. Ini metode yang sebetulnya selalu terupdate tiap saya punya kesibukan atau hal baru dalam hidup saya. Intinya sih, dari banyak eksperimen tentang time management yang saya lakukan, breakdown pekerjaan serinci mungkin agar kita bisa menentukan banyak langkah ke depan.

Kalau teman-teman punya cara lain yang bisa dibagikan, boleh banget untuk share di kolom komentar.



  • Share:

You Might Also Like

0 komentar